Kertas Kerja Internal Audit

PENGERTIAN KERTAS KERJA

Kertas kerja adalah catatan informasi yang diperoleh dan analisis yang dilakukan auditor selama proses audit. Kertas kerja berisi dokumentasi atas langkah-langkah berikut ini dalam proses audit: Rencana audit, termasuk program audit, Pemeriksaan dan evaluasi kecukupan dan efektivitas system control internal, Prosedur-prosedur audit yang dilakukan, informasi yang diperoleh, dan kesimpulan yang dicapai, Penelaahan kertas kerja oleh penyelia, Laporan audit, Tindak lanjut dari tindakan perbaikan.

FUNGSI KERTAS KERJA

Auditor internal menyiapkan kertas kerja untuk beberapa tujuan yang berbeda:

1. Untuk mendukung laporan audit.
2. Untuk menyimpan informasi yang diperoleh melalui tanya jawab, penelaahan instruksi dan arahan, analisis sistem danproses, pengamatan kondisi, dan pemeriksaan transaksi.
3. Untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan temuan-temuan audit, mengumpulkan bukti yang diperlukan untuk menentukan terjadi dan luasnya kondisi-kondisi yang mengandung kelemahan.
4. Untuk mendukung pembahasan dengan karyawan operasi.
5. Untuk menjadi dasar bagi penyelia dalam menelaah kemajuan dan penyelesaian audit.
6. Untuk memberi dukungan dan bukti untuk masalah-masalah yang melibatkan kecurangan, tuntutan hukum, dan klaim asuransi.
7. Untuk menjadi sarana bagi auditor eksternal dalam mengevaluasi pekerjaan audit internal dan kemudian menggunakannya dalam penilaian mereka sendiri atas sistem kontrol internal organisasi.
8. Untuk menjadi latar belakang dan data referensu untuk penelaahan selanjutnya.
9. Untuk membantu memfasilitasi penelaahan rekan sejawat (peer review)
10. Menjadi bagian dokumentasi yang disyaratkan oleh Undang-undang Praktik Korupsi Luar Negeri Amerika Serikat.

DOKUMENTASI

Kertas kerja harus mengikuti bentuk dan susunan yang konsisten, tidak hanya dalam setiap penugasan audit tetapi juga pada departemen audit internal. Kepala bagian audit harus menerapkan kebijakan mengenai jenis-jenis kertas kerja audit yang harus disimpan, sistemp penempatan yang akan digunakan, sistem pemberian indeks yang akan diikuti, dan hal-hal terkait lainnya. Kertas kerja bisa mencakup antara lain:

• Perencanaan dokumen dan program audit.
• Kuesioner induk, bagan alir, daftar pemeriksaan, dan hasil-hasil evaluasi kontrol.
• Catatan wawancara,.
• Bagan organisasi, pernyataan kebijakan dan prosedur, serta deskripsi kerja.
• Salinan kontrak-kontrak dan perjanjian penting.
• Surat konfirmasi dan representasi.
• Foto, diagram, dan tampilan grafis lainnya.
• Uji dan analisis transaksi.
• Hasil-hasil prosedur penelaahan analitis.
• Laporan audit dan jawaban manajemen.
• Korespondensi audit yang relevan.

Menjaga Kerapian Kertas Kerja

Kertas kerja yang rapi mencerminkan pemikiran yang rapi. Kertas kerja seperti ini memberikan kesan langsung mengenai kecermatan dan profesionalisme.

Menjaga Keseragaman Kertas Kerja

Semua kertas kerja harus disiapkan pada kertas dengan ukuran tampilan yang sama. Kertas dengan ukuran lebih kecil harus dilekatkan ke lembar kertas berukuran standar. Kertas berukuran lebih besar seharusnya dilipat sehingga memudahkan penelaahan yang akan dilakukan.

Menyiapkan Kertas Kerja Agar Dapat Dipahami

Kertas kerja haruslah jelas dan dapat dipahami, tanpa membutuhkan informasi tambahan. Setiap orang yang membaca kertas kerja tersebut harus dapat memahami apa yang diputuskan auditor untuk dilakukan, apa yang telah mereka lakukan, apa yang mereka temukan, apa kesimpulan yang diambil, dan apa saja yang tidak diputuskan untuk diambil.

Menjaga Kertas Kerja Yang Relevan

Kertas kerja sebaiknya dibatasi hanya pada masalah-masalah yang relevan dan material, yang secara langsung terkait dengan tujuan-tujuan audit. Catatan yang mungkin menarik tetapi tidak secara langsung relevan harus dihilangkan. Program audit yang terorganisasi dengan baik dan instruksi penyelia yang efektif bisa membantu memastikan dimasukkannya dokumen yang relevan saja.

Menjaga Keekonomisan Kertas Kerja

Auditor harus menghindari daftar dan skedul yang tidak perlu. Untuk itu, gunakan salinan dokumen klien atau hasil cetak komputer. Dokumen-dokumen ini bisa menunjukkan langkah-langkah audit yang dilakukan menggunakan tanda-tanda yang berbeda, juga mencatat tanggapan audir pada pinggir kertas.

Menjaga Kecukupan Kertas Kerja

Kertas kerja sebaiknya diusahakan tidak ada hal-hal yang tertinggal. Tidak ada pertanyaan yang diajukan yang dibiarkan tidak terjawab. Jika tersedia ruang untuk referensi silang, maka harus diisi. Jika timbul pertanyaan, maka harus dijawab atau alasan untuk tidak menjawabnya harus diberikan.

Menjaga Kesederhanaan Penulisan

Kertas kerja haruslah dengan mudah dipahami bagi yang menelaah. Penggunaan jargon harus dihindari. Jika digunakan, harus dijelaskan pada bagian terpisah dari kertas kerja, pada daftar istilah, bersama dengan istilah-istilah teknis dan kurang dikenal yang digunakan dalam aktivitas dan dalam kertas kerja.

Gunakan Susunan Kertas Kerja Yang Logis

Kertas kerja harus disusun secara paralel dengan program audit. Setiap subjek yang berbeda harus dimasukkan dalam bagian terpisah dari kertas kerja. Hubungan yang sejajar antara program dan kertas kerja akan memudahkan pangacuan selama dan setelah audit. Untuk setiap segmen audit, auditor harus memberikan informasi umum dalam bentuk narasi pada awal bagian. Informasi tersebut mencakup tujuan operasi yang diaudit dan informasi latar belakang: organisasi, statistik volume, dan sistem kontrol.

RINGKASAN KERTAS KERJA

Proses pembuatan ringkasan menyediakan pandangan menyeluruh yang objektif. Ringkasan bisa mengembalikan ingatan ke fakta-fakta yang ada. Ringkasan membantu menempatkan temuan dalam perspektif yang wajar. Ringkasan memfokuskan pada hal yang penting dan relevan serta membanu menempatkan hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan secara tepat. Auditor yang secara periodik meringkas temuan mereka, yang buruk maupun yang baik, memegang kendali atas penugasan audit mereka. Ringkasan juga bermafaat dalam menghubungkan kelompok-kelompok kertas kerja yang terkait dengan satu hal tertentu. Ringkasan dapat memberikan alur yang berurutan dan logis untuk berbagai kertas kerja yang saling terkait dan dapat memfasilitasi penelaahan atas bagian-bagian penugasan tertentu. Berikut ini beberapa bentuk ringkasan yang dapat memberi manfaat:

1. Ringkasan Segmen-Segmen Audit. Setiap segmen audit harus diringkas dalam bentuk narasi untuk menunjukkan subjek audit, tujuan dan lingkup audit, temuan, kesimpulan dan rekomendasi auditor, serta tindakan perbaikan yang dilakukan klien.
2. Ringkasan Statistik. Auditor seringkali menggunakan ringkasan statistik dari hasil-hasil pengujian audit. Data yang tersebar pada skedul pengujian bisa diringkas sehingga mudah dibaca, dipahami, dan ditangani.
3. Ringkasan Rapat. Pembahasan dengan klien – pengamatan, kesepakatan, ketidaksepakatan, dan saran-saran mereka harus diringkas dengan lengkap dan dengan segera. Tanggal dan jam pembahasan bisa bernilai bila suatu saat terjadi perselisihan.
4. Ringkasan Program Audit. Begitu auditor menyelesaikan suatu segmen audit, mereka harus membuat komentar yang sesuai dalam program audit mengenai temuan-temuan mereka. Komentar yang dengan ringkas menyatakan kesimpulan mereka tentang aktivitas yang diaudit.
5. Ringkasan Temuan. Merupakan ringkasan yang paling penting. Masalah ini memerlukan dokumen pendukung paling banyak karena biasanya paling sering dibahas. Ringkasan ini harus berisi fakta-fakta yang relevan dan signifikan tentang temuan auditor.

PEMBERIAN INDEKS DAN REFERENSI SILANG

Sistem pemberian indeks sebaiknya sederhana dan fleksibel. Jenis penelaahan yang berbeda akan membutuhkan pola pemberian indeks yang berbeda, tetapi prinsip-prinsip tertentu akan tetap berlaku. Sistem yang akan digunakan pada pemeriksaan tertentu harus dipertimbangkan dan direncanakan segera setelah program audit selesai dibuat.dengan cara ini kertas kerja bisa diberi referensi saat audit berlangsung. Sehingga auditor terhindar dari banyaknya kertas kerja yang tidak memiliki referensi dimana sulit untuk menemukan sesuatu. Pemberian indeks silang yang baik mempunyai beberapa tujuan:

• Menyederhanakan penelaahan kertas kerja oleh penyelia.
• Memudahkan jalan bagi auditor berikutnya yang menggunakan kertas kerja untuk penelaahan tindak lanjut.
• Menyederhanakan penelaahan berikutnya atas kertas kerja.
• Meningkatkan hasil akhir: laporan audit internal.

KERTAS KERJA PRO FORMA

Anggaran dan skedul sering kali digabungkan karena auditor ingin menghemat penyajian kertas kerja. Menyadari masalah ini, beberapa organisasi audit telah membuat aturan kertas kerja yang mengandung informasi standar, yang mengingatkan auditor akan hal-hal penting yang akan dicakup dalam audit. Sebuah organisasi audit membuat semacam kertas kerja pro forma yang bisa membantu.

Setiap organisasi audit yang menggunakan kertas kerja pro forma harus membuat format yang paling sesuai dengan kebutuhannya. Format tersebut haruslah, membantu dan tidak membatasi. Format tersebut akan menuntun auditor dan meyakinkan bahwa semua hal-hal signifikan telah tercakup bahwa auditor tidak hanya melakukan hal-hal rutin karena lembar kerja pro forma menuntunnya.

OTOMATISASI KERTAS KERJA BANK NASIONAL

Salah satu bentuk praktik inovasi dalam audit internal adalah otomatisasi dalam operasi audit internal. Media pengoperasian proses ini bernama lotus notes. Ada 10 karakteristiknya:

1. Refleksi informasi. Memungkinkan auditor memiliki salinan basis data dan kertas kerja yang diperbarui tanpa harus kembali ke kantor. Juga menghasilkan penelaahan kertas kerja yang tepat waktu. 
2. Standardisasi Kertas kerja diformat terlebih dahulu dan kertas kerja administratif diatur terlebih dahulu. 
3. Kenyamanan menghilangkan kebutuhan mencari bagian kertas kerja secara manual menggunakan penyaring lotus notes.
4. Referensi dokumen. Penghubung elektronik yang secara otomatis membawa auditor daru satu kertas kerja ke dokumen lainnya dan kembali lagi.
5. Tampilan. Memungkinkan auditor dan penyelia melihat keseluruhan audit pada suatu waktu dengan memberikan tampilan basis data dokumen, kertas kerja tahun ini, kertas kerja permanen, dan format temuan.
6. Pencitraan. Memungkinkan digunakannya media noelektronik menjadi kertas kerja otomatis, melalui alat pembaca optik.
7. Komunikasi. Surat elektronik note bisa terhubung dengan pc, lan, dan sistem surat elektronik.
8. Menjadi alat kontrol. Kertas kerja disimpan pada satu atau lebih wadah penyimpan (server).
9. Integrasi aplikasi. Lingkungan kertas kerja otomatis tidak berarti menghilangkan atau memodifikasi aplikasi yang sudah ada.
10. Pengamanan hak akses. Melalui hak akses, hanya orang-orang tertentu yang perlu membaca, mengedit, atau menghapus kertas kerja yang bisa melakukannya.

KERTAS KERJA ELEKTRONIK

Penggunaan kertas kerja elektronik membantu mengurangi kompleksitas dan meningkatkan fleksibilitas pendokumentasian. Kertas kerja yang dihasilkan sistem memungkinkan kapasitas yang lebih besar untuk menelaah dan mengubah rancangan, pengembangan yang lebih cepat saat digunakan dengan perangkat teknik audit berbantuan komputer dan rekayasa sistem berbantukan komputer dan membuat pendokumentasian menjadi lebih rasional.

PENELAAHAN KERTAS KERJA OLEH PENYELIA

Saat menelaah kertas kerja, penyelia harus memastikan bahwa:

• Program audit diikuti dan instruksi-instruksi khusus bagi auditor telah diikuti.
• Kertas kerja tersebut akurat dan dapat diandalkan dan mendukung temuan audit.
• Kesimpulan yang dicapai memang wajar, logis, dan valid.
• Tidak ada langkah-langkah yang belum diperiksa.
• Penelaahan dengan klien telah dilakukan dan dengan memadai telah dicatat dan bahwa perselisihan telah diselesaikan.
• Aturan-aturan departemen audit pada kertas kerja telah diikuti.

KONTROL ATAS KERTAS KERJA

Kertas kerja merupakan milik auditor dan harus dijaga oleh auditor. Auditor harus mengetahui dengan tepat letak kertas kerja saat melakukan audit. Jika terdapat risiko kehilangan, kertas kerja harus disimpan dalam lemari atau meja terkunci saat jam makan siang dan sepanjang malam. Kertas kerja tidak boleh diakses orang-orang yang tidak memiliki otoritas untuk memiliki atau menggunakannya, karena bisa disalahgunakan, informasi bisa dipindahkan, diubah, atau dibaca oleh orang yang tidak berhak membacanya. Kontrol yang baik atas kertas kerja elektronik mengharuskan perubahan hanya dilakukan oleh auditor yang membuatnya.

MENULIS DI KERTAS KERJA SAAT AUDIT BERLANGSUNG

Auditor internal yang terus-menerus berada di bawah tekanan waktu mungkin meragukan kemmapuan mereka untuk membuat kertas kerja yang bagus. Tetapi pengorganisasian pekerjaan lapangan yang baik akan membantu. Rahasianya adalah tulislah saat melakukan pekerjaan lapangan.

PENYIMPANAN KERTAS KERJA

Kertas kerja harus dibuang bila tidak lagi digunakan. Bila audit lanjutan atas sebuah operasi telah diselesaikan, auditor harus membuat keputusan, disetujui oleh penyelia mereka, mengenai apakah kertas kerja sebelumnya harus disimpan atau dimusnahkan. Bila kertas kerja mengandung dokumentasi atau bahan-bahan lainnya yag akan terus digunakan, maka bagian kertas kerja tersebut harus dibawa ke kertas kerja tahun ini.

KEPEMILIKAN KERTAS KERJA

Jika pihak-pihak terbatas ingin melihat hasil kerja audit internal, auditor internal merupakan korban dari kesuksesannya sendiri. Bila hasil kerja dan efektivitas kerja mereka semakin dikenal dan diterima, permintaan untuk melihat kertas kerja mereka akan meningkat. Sebuah pertanyaan tambahan yang muncul adalah mengenai kepemilikan dokumentasi audit internal. Apakah kertas kerja tersebut milik manajemen, pemegang saham atau departemen audit internal? Dalam banyak kasus, tulisan yang tertera di akta perusahaan, undang-undang dan akta audit bisa menentukan hal ini.