Model Pengolahan Transaksi Baik Manual Maupun Berbasis Komputer

MODEL PENGOLAHAN TRANSAKSI

BAIK MANUAL MAUPUN BERBASIS KOMPUTER

Sejarah Perkembangan Akuntansi

Sejarah akuntansi dimulai sejak manusia mengenal hitungan uang dan meng gunakan catatan. Pada abad XIV perhitungan rugi laba telah dilakukan pedagang-pedagang Genoa dengan cara menghitung harta yang ada pada akhir suatu pelayaran dan dibandingkan pada saat mereka berangkat. Tonggak sejarah akuntansi dimulai pada tahun 1494 pada saat Lucas Paciolo {Lukas dari Burgos) menerbitkan buku ilmu pasti yang berjudul “Suma de Arilhmalica, Proportioni et Proportionaiita”. Dalam buku itu terdapat satu bab, berjudul ‘Tractatus de Computis et Scriptorio”. yang berisi cara-cara pembukuan menurut catatan berpasangan (double book keepingf). Perkembangan ilmu akuntansi di Indonesia mengalami peralihan dari sistem continental ke sistem anglo saxon. Peralihan ini didorong oleh adanya penanaman modal asing di Indonesia dan hamper sebagaian besar mereka yang berperan dalam kegiatan perkembangan akuntansi meneyelesaikan pendidikannya di Amerika Serikat.

Akuntansi Sebagai Sebuah Proses

Tahapan-tahapannya :

1.      Semua transaksi dijurnal

2.      Setelah di jurnal dipindahkan ke buku besar

3.      Tahap dibuat penyesuaian

4.      Saldo akhir disetiap akun

Dalam sistem akuntansi Laporan keuangan digunakan sebagai informasi yang diperluhkan untuk :

1.      Membuat perencanaan yang efektif, pengawasan dan pengambilan keputusan oleh manajemen

2.      Pertanggungjawaban organisasi kepeda para investor, kreditor, badan pemerintah dan sebagainya

Laporan keuangan yang dihasilkan itu berguna bagi para penggunanya atau pihak yang berkepentingan (Stakeholders), antara lain :

1.      Pihak Internal

a.       Direktur dan manajer keuangan

b.      Direktur operasional dan Manajer pemasaran

c.       Manager dan Supervisor produksi

2.      Pihak Eksternal

a.       Investor

b.      Kreditor

c.       Pemerintah

d.      Badan pengawas pasar modal

e.       Ekonom, praktisi, dan Analis

Kegunaan Informasi Akuntansi

a.       Secara umum

1.      Mengambil keputusan dengan tepat

2.      Alat pertanggungjawaban

3.      Mengetahui perkembangan perusahaan

b.      Secara khusus

1.      Memberikan informasi keuangan yang dapat di percaya mengenai informasi aktiva, kewajiban dan modal suatu perusaha

2.      Memberikan informasi yang dapat di percaya mengenai perusahaan dari aktiva bersih

Bidang-bidang Akuntansi

1.      Akuntansi Pemerintahan, yakni bidang akuntansi yang melakukan pencatatan dan pelaporan transaksi-transaksi dalam politik, Negara maupun di daerah.

2.      Akuntansi Biaya, yakni bidang akuntansi yang menekankan pada penetapan atas biaya pembuatan barang produksi.

3.      Akuntansi Manajemen, yakni bidang akuntansi yang mempergunakan data histories maupun data taksiran untuk membantu manajemen perusahaan dalam menyusun perencanaan.

4.      Akuntansi Perpajakan, yakni bidang akuntansi  yang secara khusus mempersiapkan SPT (surat pemberitahuan Pajak) dan konsekuensi pajak yang mungkin terjadi atas transaksi perusahaan.

5.      Akuntansi Keuangan, yakni bidang akuntansi yang secara umum berhubungan dengan proses pencatatan transaksi-transaksi perusahaan.

6.       Akuntansi Pemerikasaan, yakni bidang akuntansi yang berhubungan dengan pemeriksaan secara independen.

7.      Akuntansi Sosial, yakni bidang akuntansi terbaru yang mempelajari efek sosial yang terjadi akibat kemajuan dibidang usaha.

8.      Sistem Akuntansi, yakni bidang akuntansi yang membahas berbagai disain prosedur pengumpulan data akuntansi yang sesuai kebutuhan perusahaan.

9.       Akuntansi  Pendidikan, yakni bidang akuntansi yang khusus berkecimpung di bidang pendidikan.

Proses Perekayasaan Akuntansi

Tahapannya :

1.      Pencatatan transaksi-transaksi

2.      Pengelompokan transaksi-transaksi

3.      Pengikhtisaran transaksi-transaksi

Pihak-pihak yang melakukan pengikhtisaran adalah :

a.       Orang yang dianggap ahli dibidang akuntansi

b.      Orang yang mempunyai kekuasaan untuk menentukan peraturan pada tingkat nasional

Fungsi dan Proses Akuntansi

1.      Fungsi Akuntansi

a.        fungsi dasar akuntansi

1.      Menciptakan sistem akuntansi.

2.      Membuat prosedur untuk mencatat, menggolongkan dan memeasukan secara singkat transaksi-transaksi perusahaanl.

3.      Memberikan laporan/keterangan pada manajemen untuk penyusunan anggaran dan pengendalian aktiva dan pengambilan keputusan.

b.       fungsi akuntansi

1.      Menyiapkan metode dan standar untuk mengukur ongkos yang telah dikeluarkan

2.      Melaporkan data akuntansi

3.      Menafsirkan data akuntansi

2.      Proses Akuntansi

Proses akuntansi adalah serangkaian kegiatan yang diawali dengan transaksi dan berakhir dengan penutupan buku – berakhirnya seluruh proses pencatatan pada periode tertentu. Karena proses ini diulang setiap periode pelaporan, ini disebut sebagai siklus akuntansi dan mencakup langkah-langkah utama, yaitu:

1.      Tahap Pencatatan dan Penggolongan

Tahap pertama yang dilalui dalam proses akuntansi adalah tahap pencatatan dan penggolongan. Kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam tahap pencatatan dan penggolongan antara lain :

a.       Penyusunan atau pembuatan bukti- bukti pembukuan atau bukti transaksi, baik transaksi internal maupun transaksi eksternal,

b.      Pencatatan ke dalam jurnal, baik jurnal umum maupun jurnal khusus,

c.       Posting atau pencatatan ke buku besar, baik ke buku besar utama maupun buku besar pembantu.

2.      Tahap Pengikhtisaran/Peringkasan

Tahap yang harus dilalui setelah melakukan pencatatan dan penggolongan yaitu tahap pengikhtisaran/peringkasan. Pada tahap pengikhtisaran/peringkasan, meliputi kegiatan-kegiatan berikut ini :

a.       Penyusunan neraca saldo, yang datanya bersumber dari saldo-saldo yang ada pada buku besar,

b.      Penyusunan jurnal penyesuaian, untuk menyesuaikan dengan keadaan atau fakta yang sebenarnya pada akhir periode, dan penyusunan kertas kerja/neraca lajur yang bertujuan untuk mempermudah penyusunan laporan keuangan,

c.       Pembuatan jurnal penutup, dibuat untuk mengetahui besarnya laba atau rugi suatu perusahaan, sekaligus untuk menutup perkiraan atau akun yang bersifat sementara (temporary account),

d.      Pembuatan necara saldo setelah penutupan, dipergunakan untuk mengecek kembali pencatatan yang akan dilakukan pada periode berikutnya,

e.       Penyusunan jurnal pembalik, dipergunakan untuk mengantisipasi terjadinya kesalahan pencatatan pada periode akuntansi berikutnya.

3.      Tahap Pelaporan dan Penganalisaan

Tahap terakhir yang harus dilalui yaitu tahap pelaporan dan penganalisaan. Adapun tahap pelaporan dan penganalisaan meliputi kegiatan-kegiatan berikut ini :

a.       Penyusunan laporan keuangan, yang terdiri atas Laporan Laba/Rugi, Laporan Perubahan Modal, Neraca, dan Laporan Arus Kas.

b.      Pembuatan analisa laporan keuangan digunakan untuk pengambilan keputusan ekonomi, baik untuk perkembangan usaha maupun penambahan investasi.

Sistem dan Siklus Sistem Pengolahan Transaksi

1.      Sistem Pengolahan Transaksi

a.       Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalahsistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatuorganisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan)adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukungoperasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan danmempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi,misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasieksekutif.

b.      Teknik pengolahan data yang biasa diperoleh ada empat macam, yaitu

1.      Batch processing : data yang diperoleh dari sumber data biasanya dikumpulkan atauditumpuk, lalu diproses pada waktu-waktu tertentu, misalnya data dikumpulkan antarajam 8:00 sampai dengan jam 12:00, kemudian diproses mulai jam 14:00 sampai dengan jam 17.00

2.      Online processing : data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada saatditerima, yang mungkin terjadi adalah antrian data untuk menunggu giliran, misalnyapemrosesan yang dilakukan pada saat melakukan transaksi online di depan teller bank.

3.      Real-time processing : pemrosesan data tidak boleh ditunda karena waktu sangat kritis,penundaan pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal. Misalnya pengolahandata hasil pemantauan aktivitas gunung berapi.

4.      Inline processing : biasa juga disebut sebagai hybrid-processing, yaitu kombinasi antarabatch-processing dan online-processing. Misalnya pengolahan transaksi di supermarket,dimana transaksi penjualan melalui POS (point of sale) langsung dilakukan (online),tetapi pengolahan lebih lanjut tentang persediaan barang dilakukan setiap jam 10:00malam

c.       Komponen-komponen Sistem Pemrosesan Transaksi

1.      Dokumen Sumber

Kebanyakan transaksi dicatat pada dokumen sumber, selain menyediakancatatan-catatan tertulis dokumen sumber berfungsi :

a.       Memicu meng-otorisasi operasi fisik Sebagai contoh surat pesanan penjualan meng-otorisasi pengiriman barang dangangguan kepada pelanggan.

b.      Memantau arus fisik Misalnya surat pesanan penjualan digunakan untuk memperlihatkan pergerakanbarang pesanan dari gudang ke tempat pengiriman.

c.       Mencerminkan akuntabilitas atas tindakan yang diambilMisalnya tagihan dari pemasok diparaf untuk memperlihatkan bahwa tagihanini sudah diperiksa kebenarannya.

d.      Menjaga kemutakhiran dan kelengkapan basis dataSebagai contoh kopi faktur penjualan digunakan untuk memutakhirkan saldodalam catatan sediaan. Catatan pelanggan dan kemudian diarsipkan untuk kepentingan riwayat penjualan.

e.       Menyediakan data yang dibutuhkan untuk keluaranMisalnya data dalam surat pesanan penjualan digunakan untuk menyiapkanfaktur penjualan dan ikhtiar penjualan.

2.      Jurnal dan Register

Jurnal dan register merupakan catatan akunting yang memuat data dalamurutan kronologis. Jurnal merupakan catatan akunting formal awal dalam sistemmanual. Mengikhtiarkan data transaksi dalam satu keuangan. Register berfungsisebagai pengganti jurnal atau catatan kronologis atau buku harian untuk data atauperistiwa yang tidak bersifat keuangan.

3.      Buku Besar dan Arsip

Buku besar (ledger) mengikhtiarkan status perkiraan dalam satuankeuangan. Nilai transaksi yang muncul dalam jurnal dipindahkan atau diposkan kepos perkiraan yang sesuai. Melalui proses posting ini status setiap perkiraan yangterpengaruh dimutakhirkan dengan menaikkan atau menurunkan saldo perkiraansebesar nilai transaksi. Jadi, jika jurnal menekankan pada kegiatan transaksi, bukubesar menekankan pada status perkiraan.

4.      Laporan dan Dokumen

Berbagai laporan umumnya dihasilkan dari pemrosesan transaksi. Salah satujenis keluaran laporan dikenal sebagai laporan keuangan. Sejumlah besar dokumenoperasional juga dihasilkan oleh sistem pemrosesan transaksi. Beberapa daridokumen ini dihasilkan untuk memicu tindakan. Dokumen lain dihasilkan untuk mencatat tindakan-tindakan yang telah diselesaikan. Dokumen operasional tertentuyang disiapkan oleh sistem pemrosesan transaksi perusahaan menjadi masukan dokumen sumber untuk pemrosesan lebih lanjut.

5.      Bagian Perkiraan dan Kode Lainnya

Transaksi akunting harus diklasifikasikan dan dikodekan sebelum diposkanke dalam buku besar. Bagan perkiraan merupakan daftar berkode dari perkiraan-perkiraan yang termuat dalam buku besar umum perusahaan. Pada dasarnya, inimerupakan struktur data keuangan perusahaan. Bagan perkiraan ini bukan sajamemungkinkan pengklasifikasian dan pengkodean data transaksi melainkan jugamenyediakan elemen-elemen data rinci untuk menyusun dan menyajikan informasidalam laporan keuangan

6.      Rangkaian Audit

Rangkaian audit adalah seperangkat mata rantai yang dibentuk oleh elemen-elemen pemrosesan transaksi pokok. Rangkaian audit merupakan alat untuk melakukan penelusuran dari dokumen-dokumen sumber melalui jurnal dan buku besar sampai ke total ikhtisar dalam laporan keuangan atau keluaran keuanganlainnya, dan sebaliknya. Disamping membantu audit sistem pemrosesan transaksi.Rangkaian audit memungkinkan :

a.       Koreksi kesalahan yang terdeteksi

b.      Menjawab pertanyaan

c.       Rekonstruksi arsip.

7.      Tindakan Pengendalian dan Pengamanan

Pemrosesan transaksi yang baik menuntut adanya berbagai tindakanpengendalian dan pengamanan. Contoh pengendalian yang telah dijelaskan meliputibagan perkiraan, perkiraan pengendali, rangkaian audit, dan metode pemrosesansekali tulis. Pengendalian seperti itu harus didukung dengan dokumentasi yangmemadai, meliputi :

a.       manual prosedur, dan

b.      uraian tanggung jawab yangdibebankan kepada mereka yang terlibat dalam pemrosesan transaksi

d.      Ada empat tugas pokok dari sistem pengolahan transaksi, yaitu:

1.      Pengumpulan Data : setiap organisasi yang ber-interaksi langsung denganlingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yangmengumpulkan data transaksi yang bersumber dari lingkungan.

2.      Manipulasi Data : data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulusebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasiatau menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi. Beberapa tugasmanipulasi data adalah sebagai berikut:

a.       Klassifikasi : data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurutjenis kelamin, menurut agama, menurut golongan, dsb.

b.      Sortir : data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencariandata, misalnya di-sortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk, dsb.

DAFTAR PUSTAKA

Materi perkuliahan; Sakeus Tarigan, SE.,M.MSI

Akuntansi Dasar 1 dan 2; Hery,,S.E.,M.SI.

syani3z.wordpress.com/2012/05/09/sistem-pengolahan-transaksi