Pendokumentasian Sistem Informasi Akuntansi
PENDOKUMENTASIAN
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Pengertian
Dokumentasi Menurut Para Ahli :
- Menurut Paul Otlet (International Economic Conference
1905),
Dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan,pengolahan,
penyimpanan,penemuan kembali dan penyebaran dokumen.
- Menurut Encyclopedia Britanica, Dokumentasi adalah semacam
pengawasan dan penyusunana bibiliografi, yang mengunakan alat-alat seperti
seperti indeks, sari karnagn dan isei bibiliografi disamping memakai cara
tradisional (klasikal dan katalogisasi), untuk membuat informasi itu dapat
dicapai.
- Menurut Federataion Internationale de Decomentation
(FID),
Dokumentasi adalah mengumpulkan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua
jenis-jenis mengenai semua lapangan pekerjaan manusia (documentation C’
est reunir, classer et distribuer des document de tout genre dans tours
les domaines de L’ativite humaine).
Dari
beberapa pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa Dokumentasi adalah Kumpulan dari dokumen-dokumen dapat memberikan
keterangan atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan
dokumen secara sistematis serta menyebar luaskan kepada pemakai informasi
tersebut.
Tujuan dari Dokumentasi
a. Mempelajari cara
mengoperasikan sistem
b. Sebagai bahan training
c. Dasar pengembangan
sistem lebih lanjut
d. Dasar apabila akan
memodifikasi atau memperbaiki sistem dikemudian hari
e. Materi acuan bag
pemeriksa sistem
Jenis – jenis
Dokumen
1. Menurut Jenisnya :
a. Dokumen Fisik
adalah dokumen menyangkyt materi ukuran, berat, tata letak, sarana, prasarana,
dan sebaginya.
b. Dokumen Intelektual
adalah dokumen yang mengacu tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara
memperoleh, keaslian dokumen, dan sebagainya
2. Menurut Sifatnya :
a. Dokumen Tekstual
adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis. Misal: majalah,
buku, katalog, dan lain-lain
b. Dokumen Nontekstual
: adalah dokumen yang berisi beberapa teks. Misal : peta, grafik, gambar,
rekaman, dan lain-lain
3. Menurut Literatur :
a. Dokumen Korporil
adalah dokumen mencakup materi cetak, tidak tercetak, prasasti, dan benda seni
yang disimpan di museum dan perpustakaan.
b. Dokumen Literer
adalah bahan cetak dan non cetak yang mengandung informasi atau keterangan
tertentu yang berguna.
4. Menurut Kepentingan
dan khususnya :
a. Dokumen Pribadi
adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan merupakan koleksi dokumen
pribadi. Misal : barang antic
b. Dokumen Ekonomi
adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan perekonomian sutau bangsa
dan negara. Misal : produk baru.
c. Dokumen Sejarah
adalah dokumen berisi informasi sejarah peradaban dan kebudayaan suatu bangsa.
Misal : Piagam Proklamasi.
d. Dokumen Kedokteran
adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan ilmu kedokteran. Misal :
dokumen obat-obatan.
e. Dokumen
Pemerintahan adalah dokumen berisi informasi tentang ketatanegaraan suatu
pemerintahan. Misal : Peraturan-peraturan, Perundang-undangan.
Proses atau Tahap Dokumentasi
Proses
dokumentasi dilakukan melalui beberapa tahapan penting untuk mendapatkan
kumpulan data yang nantinya menjadi sebuah dokumen. Tahapan dokumentasi
tersebut diantaranya adalah:
a. Mencari dan mencatat data
sebanyak-banyaknya,
b. Mengumpulkan data tersebut menjadi
satu kesatuan,
c. Mengolah dan memproduksinya dalam
bentuk dokumen,
d. Membagi dan menyebarluaskan dokumen
hasil proses dokumentasi kepada pihak-pihak yang diperkenankan dan mempunyai
kepentingan tertentu,
e. Mengamankan dan menyimpan
keseluruhan dokumen yang telah dibuat agar terpelihara dengan baik bila
sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.
DFD (DATA FLOW
DIAGRAM)
Pengertian Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu cara atau metode
untuk membuat rancangan sebuah sistem yang mana berorientasi pada alur data
yang bergerak pada sebuah sistem nantinya. Dalam pembuatan Sistem Informasi,
DFD sering digunakan. DFD dibuat oleh para analis untuk membuat sebuah sistem
yang baik. Dimana DFD ini nantinya diberikan kepada para programmer untuk
melakukan proses coding. Dimana para programmer melakukan sebuah coding sesuai
dengan DFD yang dibuat oleh para analis sebelumnya. Tools yang digunakan pada
pembuatan DFD (Data Flow Diagram) yaitu EasyCase, Power Designer 6. Salah satu
cara lain untuk mendesain sistem yaitu menggunakan UML(Unified Manual
Language).
Tujuan dan Manfaat Data Flow Diagram
1. Tujuannya :
a.
Memberikan indikasi
mengenai bagaimana data ditransformasi pada saat data bergerak melalui system.
b.
Menggambarkan
fungsi-fungsi(dan sub fungsi) yang mentransformasi aliran data.
1. Manfaatnya :
a.
Data Flow Diagram
(DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk
menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan
satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
b.
DFD ini adalah salah satu
alat pembuatan model yang sering digunakan,khususnya bila fungsi-fungsi sistem
merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang
dimanipulasi oleh sistem.Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang
memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.
c.
DFD ini merupakan alat
perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi
dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah
dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program
Bentuk Data Flow
Diagram
Terdapat dua bentuk DFD, yaitu Diagram Alur Data Fisik, dan
Diagram Alur data Logika. Diagram alur data fisik lebih menekankan pada
bagaimana proses dari sistem diterapkan, sedangkan diagram alur data logika
lebih menekankan proses-proses apa yang terdapat di sistem.
a 1. Diagram Alur Data Fisik (DADF)
DADF lebih tepat
digunakan untuk menggambarkan sistem yang ada (sistem yang lama). Penekanan
dari DADF adalah bagaimana prosesproses dari sistem diterapkan (dengan cara
apa, oleh siapa dan dimana), termasuk proses-proses manual.
2. Diagram Alur Data Logika (DADL)
DADL lebih tepat
digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem yang baru).
Untuk sistem komputerisasi, penggambaran DADL hanya menunjukkan kebutuhan
proses dari system yang diusulkan secara logika, biasanya proses-proses yang
digambarkan hanya merupakan proses-proses secara komputer saja.
Kelebihan dan
Kekurangan Data Flow Diagram
a.
Kelebihan DFD:
1.
Menggambarkan aliran data yang dibutuhkan oleh perusahaan secara mendetail
sehingga akan memudahkan perusahaan dalam melakukan perancangan sistem
informasi perusahaan.
2. Mampu mengefisiensikan sumber daya dalam hal
teknologi informasi perusahaan dengan mengintegrasikan kebutuhan data dari
level atas hingga level yang paling bawah.
3. Database perusahaan sebagai dokumentasi yang
memudahkan perusahaan untuk melakukan pengarsipan dan pembuatan laporan
perusahaan
4.
Perusahaan memiliki standardisasi dan regulasi dalam hal penyimpanan dan penggunaan data.
5.
DFD dapat cocok digunakan oleh system analyst dan system designer/builder
karena DFD dapat menyatakan data storage dan entitas sehingga membuat informasi
lebih siap ke tahap pengembangan
b. Kekurangan
DFD:
1.
DFD hanya menggambarkan aliran data tanpa menyertakan aliran fisik yang
terjadi. hal ini akan berpotensi akan adanya kondisi redundansi data pada
sistem.
2. jumlah proses bisnis pada tiap level setelah
conteks diagram berjumlah 2-7 hal ini mempertimbangkan kemampuan analisis
manusia yang tidak akan sanggup bekerja dengan efektif jika terdapat lebih dari
7 proses, sedangkan pada nyatanya lebih dari 7 proses dapat saja terjadi.
3.
Pada DFD tidak terdapat penjelasan mengenai mekanisme dan control yang
menjalankan proses tersebut. sedangkan pada iDEF0 dan flowchart ada.
Keterbatasan
Data Flow Diagram
Keterbatasannya :
a. DFD tidak menunjukkan proses perulangan
(loop).
b. DFD tidak menunjukkan proses keputusan
(decision).
c. DFD tidak menunjukkan proses perhitungan.
Tingkatan
Data Flow Diagram
Ada
3 level, yaitu :
1. Diagram Konteks : menggambarkan satu lingkaran
besar yang dapat mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem.
Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol).
Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran
data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat
penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan.
2. Diagram Nol (diagram level-1) : merupakan satu
lingkaran besar yang mewakili
lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari
diagram Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram ini memuat penyimpanan data.
3. Diagram Rinci : merupakan diagram yang
menguraikan proses apa yang ada dalam diagram Nol.
Komponen
DFD (Data Flow Diagram):
1. User
/ Terminator: Kesatuan diluar sistem (external entity) yang memberikan input ke
sistem atau menerima output dari sistem berupa orang, organisasi, atau sistem
lain.
2. Process:
Aktivitas yang mengolah input menjadi output.
3. Data
Flow: Aliran data pada sistem (antar proses, antara terminator & proses,
serta antara proses & data store).
4. Data
Store: Penyimpanan data pada database, biasanya berupa table
Arus
Data
Arus
data dapat disimbolkan dengan anak panah, dimana arus data mengalir diantara
proses, simpangan, data, kesatuan luar, kesatuan ruang.
Arus
data dapat berbentuk sebagai berikut:
a.
Formulir atau dokumen yang digunakan perusahaan
- Laporan
tercetak yang dihasilkan sistem
- Out put dilayar
komputer
- Masukan
untuk komputer
- Komunikasi
ucapan
- Surat atau
memo
- Data yang
dibaca atau direkam direkam difile
- Suatu isian
yang dicatat pada buku agenda
- Transmisi data
dari suatu computer kekomputer lain
Konsep
arus data
1.
Arus Data Menyebar, arus data yang
menyebar menunjukan sejumlah tembusan dari arus data yang sama dari sumber sama
ke tujuan berbeda.
2.
Arus Data mengumpul, arus
data yang berbeda dari sumber, yang berbeda mengumpulkan ke tujuan yang sama.
3.
Paket data
bila dua data mengalir dari suatu sumber yang sama ketujuan yang sama, maka
harus dianggap sebagai suatu arus data yang tuggal.
Komentar
Posting Komentar