Konsep Organisasi dalam Sistem Informasi Manajemen

  KONSEP ORGANISASI

DALAM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

A.    Gambaran Umum

Organisasi adalah kumpulan orang yang melakukan suatu kegiatan untuk mencapai tujuan bersama sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Menurut plato, suda merupakan hakikat hidup manusia bahwa adanya ketergantungan manusia yang satu dengan manusia yang lainnya karena manusia tidak hidup sendiri, tetapi hidup bermasyarakat. Oleh sebab itu, tentunya diperluhkan jiwa social sebagai proses dinamika dan keteraturan hidup.

Organisasi memiliki arti yang sangat strategis dan peran yang dapat mengelola kehidupan manusia agar lebih memiliki hakikat yang bermakna. Organisasi pada dasarnya berorientasi pada aspirasi dari pihak-pihak yang memliki kepentingan terhadap organisasi. Hakikat organisasi menjadi fondasi dasar dan asas dalam pengelolaan organisasi untuk mencapai tujuannya demi terciptanya manajerial yang baik. Dapat dikatakan bahwa jika suatu organisasi kehilangan hakikat, perluh dipertanyakan kontinuitas dari organisasi tersebt.

Lahirnya organisasi akibat adanya tujuan yang ingin dicapai oleh pihak tertentu karena melihat adanya urgensi dari keberadaan organisasi. Organisasi harus ada dalam kehidupan manusia sebagai instrumen yang dapat mempersatukan manusia dalam proses dinamika dan keteraturan hidup. Setiap organisasi memiliki keterbatasan pada sumber daya manusia, uang, dan fisik untuk mencapai tujuan organisasi. Keberhasilan mencapai tujuan sebenarnya bergantung pada tujuan yang akan dicapai dengan cara menggunakan sumber daya untuk mencapai tujuan tersebut. Manajemen menentukan keefektifan dan efisien yang ditekankan pada melakukan pekerjaan yang benar.

Efektif mangacu pada pencapaian tujuan dan efisien mengacu pada penggunaan sumber daya minimum untuk menghasilkan keluaran yang telah ditentukan. Bagi manajemen diutamakan efektif lebih dahulu, baru efisien. Jadi, organisasi membutuhkan manajemen terutama untuk dua hal yang terpenting yaitu : (1) pencapaian tujuan secara efektif dan efisiensi; (2) penyeimbangan tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan menemukan skla prioritas.

B.     Hakikat Organisasi

1.      Pengertian organisasi

James L.Gibson menyatakan bahwa organisasi merupakan entitas-entitas yang memungkinkan masyarakat mencapai hasil-hasil tertentu, yang tidak mungkin dilaksanakan oleh individu-individu yang bertindak secara sendiri. Organisasi merupakan suatu unit terkoordinasi yang terdiri atas setidaknya dua orang, berfungsi mencapai satu sasaran tertentu atau serangkaian sasaran.

2.      Unsur-unsur Organisasi

Menurut prayitno (1997:49), organisasi mencakup unsur-unsur vertical dan horizontal dikehendaki berbagai tuntutan :

a.       Menyeluruh; yaitu mencakup unsur-unsur penting, baik vertical maupun horizontal, sehingga mampu sebesar-besarnya memadukan berbagai kebijaksanaan dan pelaksanaannya, serta berbagai sumber yang berguna.

b.      Sederhana; sehingga jarak antara penetapan kebijaksanaan dan upaya pelaksanaanya tidak terlalu panjang. Keputusan dapat diambil dengan cepat tetapi dengan pertimbangan yang cermat.

c.       Luwes dan terbuka; muda meneria masukan dan upaya pengembangan yang berguna bagi pelaksanaan tugas-tugas organisasi yang bermuara pada kepentingan seluruh organisasi.

d.      Menjamin berlangsungnya kerja sama; semua unsur dapat saling menunjang dan semua upaya serta sumber dapat dikooordinasikan demi kelancaran dan keberhasilan.

e.       Menjamin berlangsungnya pengawasan, penilaian, dan upaya tindak lanjut; perencanaan, dan penilaian program yang berkuaitas dapat terus dimantapkan.

3.      Tujuan Organisasi

Tujuan organisasi, yaitu :

a.       Keuntungan adalah kekuatan motivasi

b.      Pelayanan membenarkan keberadaan organisasi

c.       Tanggungjawab social sesuai dengan kode etik dan moral

Selain itu ada arti penting tujuan organisasi, antara lain :

a.       Pembuatan keputusan

b.      Efisiensi organisasi

c.       Konsistensi organisasi

d.      Evaluasi kerja

e.       Bidang-bidang tujuan organisasi

f.       Kedudukan pasar

g.      Inovasi

h.      Produktivitas

i.        Sumber daya fisik dan finansial

j.        Perolehan laba

k.      Kinerja dan perkembangan manajer

l.        Kinerja dan sikap karyawan

m.    Tanggungjawab kemasyarakatan

4.      Manajemen dalam organisasi

Manajemen berkaitan erat dengan konsep organisasi. Berbagai organisasi memiliki tujuan yang berbeda-beda bergantung pada jenis organisasinya.

a.       Organisasi politik

Bertujuan untuk menyalurkan aspirasi rakyat melalui aturan kelembagaan politik tertentu atau untuk meraih kursi kekuasaan sebanyak-banyaknya agar perannya sebagai pembawa aspirasi rakyat dapat diwujudkan secara optimal.

b.      Organisasi social

Organisasi social bertujuan untuk menjawab aspirasi rakyat melalui pemberian sumbangan, pelatihan-pelatihan, dan sebagainya.

c.       Organisasi bisnis

Bertujuan untuk memperoleh profit. Profit merupakan satu tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi bisnis dimana pun.

5.      Model dasar struktur organisasi

Model dasar struktur organisasi menekankan garis wewenang, kesatuan perintah, rentang kendali yang sempit, dan penggunaan dukungan staf terhadap organisasi tersebut.

a.       Model dasar organisasi

Salah satu hal terpenting dalam organisasi adalah kebutuhan organisasi akan komunikasi dan pengolahan informasi. Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, antara lain :

1.      Pembagian kerja

2.      Rantai perintah

3.      Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4.      Pengelompokan sgmen-segmen pekerjaan

5.      Tingkatan manajemen

b.      Struktur organisasi

Menurut Handoko (2003:169), struktur organisasi sebagai mekanisme-mekanisme formal dimana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian, posisi-posisi, dan orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang, dan tanggungjawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran atau ukuran satuan kerja.

c.       Bentuk struktur organisasi

1.      Struktur sederhana; kadar departementalisasi rendah, rentang kendali luas, wewenang berpusat pada seseorang

2.      Struktur birokrasi; aturan dan ketentuan sangat formal, tugas-tugas dikelompokan ke berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali sempit, pengambilan keputusan mengikuti rantai komando.

3.      Struktur matriks; garis wewenang ganda, menggabungkan departentalisasi fungsional dan produk

d.      Faktor-faktor yang menentukan pembentukan struktur organisasi

1.      Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya

2.      Teknologi yang digunakan

3.      Orang-orang yang terlibat dalam organisasi

4.      Ukuran organisasi

C.    Perencanaan Organisasi

Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang akan dijalankan untuk meningkatkan kemungkinan tercapainya tujuan organisasi pada waktu yang akan datang. Perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan, dan kreatif. Tujuan perencanaan organissional memiliki dua maksud yaitu protektif (protective) dan afirmatif (affirmative). Protektif berarti meminimalisasi resiko dengan mengurangi ketidakpastian kondisi sekitar dan menjeaskan konsekuensi tindakan manajemen yang berhubungan, sedangkan afirmatif berarti membentuk usaha terkoordinasi dalam sebuah organisasi. Tidak adanya perencanaan dapat mengakibatkan tidak adanya koordinasi dan timbulnya ketidakefisienan. Tujuan mendasar dari perencanaan adalah membantu organisasi mencapai tujuannya. Ada beberapa alasan pentingnya perencanaan yaitu :

1.      Tujuan menjadi jeas dan terarah

2.      Semua bagian yang ada dalam organisasi akan bekerja kea rah satu tujuan yang sama

3.      Menolong mengidentifikasi berbagai hambatan dan peluang

4.      Membantu pekerjaan lebih efisien dan efektif

5.      Perencanaan dapat diartikan sebagai aktivitas pengawasan

6.      Perencanaan membantu mengurangi resiko dan ketidakpastian

Menurut T. Hani Handoko (1999), perencanaan pada dasarnya melalui empat tahapan, sebagai berikut :

1.      Menetapkan tujuan

2.      Merumuskan keadaan atau proses-proses perencanaan

3.      Menentukan berbagai alternatif tindakan

4.      Mengembangkan rencana dan melaksanakanya

D.    Tipe, Bentuk, dan Jenis Perencanaan

1.      Tipe Perencanaan

Arif Wibowo (2008) menjelaskan tipe perencanaan menurut jangka waktu, antara lain :

a.       Perencanaan jangka panjang

b.      Perencanaan jangka menengah

c.       Perencanaan jangka pendek

2.      Bentuk-bentuk perencanaan

a.       Rencana Global (global plan)

Terdiri atas :

1.      Strength; kekuatan yang dimiliki oleh organisasi

2.      Weaknesses; kelemahan yang dimiliki organisasi

3.      Opportunity; kesempatan terbuka yang dimiliki organisasi

4.      Treath; tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi

b.      Rencana strategik (strategic plan)

Rencana strategik merupakan proses perencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapan bersama. Alasan penggunaan rencana strategic yaitu :

1.      Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan

2.      Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya

3.      Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi

c.       Rencana operasional (operational plan)

1.      Rencana sekali pakai (single use plan); kegiatan yang digunakan hanya sekali setelah tercapainya tujuan

2.      Rencana tetap (standing plan); kegiatan yang terjadi berulang-ulang

3.      Jenis Perencanaan

1.      Perencanaan strategis; perencanaan jangka panjang yang dipusatkan pada organisasi secara keseluruhan sehingga manajer memandang organisasi sebagai suatu unit total dan memutuskan apa yang hendak dilakukan dalam jangka panjang untuk mencapai tujuan organisasi. Strategi yang tepat adalah strategi yang sesuai untuk kebutuhan organisasi pada saat tertentu. Langkah-langkah proses dalam manajemen strategis :

a.       Perumusan strategi

b.      Implementasi strategi

c.       Pengukuran hasil strategi

d.      Evaluasi strategi

Pertanyaan dalam merumuskan strategi yang tepat guna adalah :

a.       Apa tujuan dan organisasi tersebut ?

Jawaban : kearah mana organisasi diarahkan

b.      Kemanakah organisasi dewasa ini diarahkan ?

Jawaban : memberitahukan kepada manajer apakah organisasi sedang mencapai tujuannya sehingga tingkat kemajuan kearah pencapaian tujuan memuaskan atau tidak

c.       Jenis kondisi lingkungan apa, organisasi mempunyai keberadaan ?

Jawaban : membantu manajer untuk menetapkan kekuatan, kelemahan, masalah-maalah, dan kesempatan organisasional yang ada, baik lingkungan eksternal dan internal maupun didalam dan luar organisasi.

d.      Apa yang dapat dilakukan untuk bisa mencapai tujuan organisasi dengan lebih baik pada masa mendatang ?

Jawaban : membuat manajer menghasilkan strategi organisasi setelah manajer memiliki kesempatan yang memadai.

2.      Perencanaan taktis; dipusatkan pada apa yang akan dilakukan dalam jangka pendek untuk membantu organisasi mencapai tujuan organisasi jangka panjang yang telah ditentukan dengan perencanaan strategis. Perencanaan taktis menguraikan apa yang harus dilakukan oleh bebagai bagian dari organisasi untuk mencapai keberhasila pada jangka waktu satu tahun atau kurang.

E.     Pendekatan-pendekatan dalam perencanaan

1.      Pendekatan probabilitas tinggi; perencana memusatkan pada penemuan cara yang prakts untuk mendapatkan tingkat keberhasilan yang diinginkan

2.      Pendekatan maksimisasi; menggunakan teknik kuantitatif dengan menggunakan model matematis untuk mencoba meminimalisasi sumber daya yang digunakan untuk mendapatkan tingkat prestasi tertentu, memaksimumkan prestasi yang dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia, mendapatkan keseimbangan biaya dan manfaat yang terbaik

3.      Pendekatan adaptasi; menekankan pada perencanaan yang efektif, dipusatkan untuk membantu organisasi menyesuaikan diri dengan variabel eksternal atau internal. Perencana yang menggunakan pendekatan adaptasi karena melihat perubahan organisasional yang tidak dapat dihindari, antisipasi pada perubahan masa depan, menentukan dan menganalisis organisasional cara memodifikasi organisasi ketika untuk berubah.

F.     Alat-alat Perencanaan

1.      Peramalan (forecasting); teknik prediksi terjadinya masa sepan yang akan mempengaruhi operasi organisasi

2.      Metode analisis runtun waktu (time series analysis method); menganalisis hubungan historis antara waktu dan program kegiatan yang biasa disajikan dalam bentuk grafik

3.      Penjadwalan (scheduling); proses perumusan daftar aktivitas mendetail yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. Dua macam penjadwalan :

a.       Peta gant (gant chart); merupakan diagram balok dengan waktu horizontal dan sumber daya vertical

b.      Program evaluation and review technique (PERT); merupakan aktivitas proyek yang menunjukan estimasi waktu yang yang diperluhkan.

G.    Pengendalian Organisasi (organizational control)

Ada beberapa macam pegendalian yaitu :

1.      Pengendalian antisipatif (freeforwort) atau penegndalian prefentif

Berfokus pada manusia, sumber daya keuangan, aset tetap yang mengalir kedalam organisasi. Tujuannya untuk mencegah maalah atau mengantisipasi risiko yang mungkin timbul ketika organisasi menjalankan tugas.

2.      Pengendalian bersama (concurrent control); pengendalian yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan. Tujuannya adalah memasyikan bahwa aktivitas kerja memberikan hail yang tepat.

3.      Pengendalian umpan balik (feedback control); pengendalian yang berfokus pada output organisasi.

Metode pengendalian pimpinan merupakan metode perencanaan dan pengandalian alokasi sumber daya organisasi dilakukan dalam empat tahap yaitu :

1.      Penyusunan program (rencana kerja jangka panjang)

2.      Penyusunan anggaran (rencana kerja jangka pendek)

3.      Pelaksanaan dan pengukuran

4.      Pelaporan dan analisis

Selain itu pengendalian intern mempunyai tujuan sebagai berikut :

1.      Menjaga kekayaan organisasi

2.      Memerikasa ketelitian dan kebenaran data akuntansi

3.      Mendorong efisiensi

4.      Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

Proses pengendalian merupaka kebijakan dan aturan mengenai kelakuan anggota organisasi yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendalian manajemen dapat tercapai. Secara umum prosedur pengendalian terdiri atas :

1.      Penggunaan wewenang secara tepat; adanya sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

2.      Pembagian tugas; memberikan batasan tugas dan fungsi yang dapat dilakukan

3.      Dokumen dan catatan yang memadai; menekankan pada semua bukti untuk menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya.