Siklus Pengeluaran

SIKLUS PENGELUARAN

A.    Pengertian

Siklus Pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli.Pembahasan kali ini memfokuskan pada pembelian bahan baku,barang jadi,perlengkapan dan jasa.Dalam Siklus pengeluaran yang merupakan siklus kedua dari siklus kegiatan pokok perusahaan,terkait empat kejadian ekonomi atau transaksi akuntansi,yaitu pembelian, penerimaan barang,pencatatan utang dan pelunasan utang.Dalam melaksanakan keempat transaksi tersebut,perusahaan menggunakan empat subsistem,yaitu sistem pembelian,sistem penerimaan,sistem pencatatan utang atau sistem voucher,dan sistem pengeluaran kas.

Dalam siklus ini,pihak eksternal yang terlibat dalam pemasok,sedangkan pihak internal yang terkait adalah siklus produksi,siklus pendapatan,dan siklus buku besar dan pelaporan. Bentuk Interaksi antara siklus pengeluaran dan siklus lainnya adalah siklus pengeluaran menerima pemberitahuan dari siklus pendapatan dan sistem produksi tentang kebutuhan barang dan bahan baku,dan juga memberitahu kapan barang tersebut harus diterima.Siklus pengeluaran juga mengirimkan data biaya ke siklus buku besar dan pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan dan laporan kinerja.Interaksi tersebut digambarkan secara lengkap pada sebuah diagram konteks-yang merupakan level tertinggi dari diagram arus data.

Siklus pengeluaran dapat diselenggarakan secara manual dan berbasis komputer. Perbedaan pokok kedua cara tersebut adalah pada mekanisme pengolahan datanya,sedangkan input dan output yang dihasilkan relative sama.berikut ini akan diuraikan masing-masing sistem secara komprehensif.

1.      Tujuan Siklus Pengeluaran

Tujuan Siklus pengeluaran adalah memudahkan pertukaran kas dengan pemasok barang atau jasa perusahaan.secara lebih luas,tujuannya adalah :

a.       Menjamin bahwa semua barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan aturan yang dibutuhkan.

b.      Menerima semua barang yang dipesan dan memastikan bahwa barang yang diterima dalam kondisi baik.

c.       Mengamankan barang hingga dibutuhkan

d.      Menentukan faktur yang berkaitan dengan barang dan jasa yang benar

e.       Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran dengan tepat

f.       Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat

g.      Menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diizinkan.

h.      Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.

2.      Dokumen dan Laporan

a.       Jenis Transaksi Dokumen yang Digunakan

b.      Pembelian Kredit

c.       Pesanan Pembelian

d.      Laporan Penerimaan Barang

e.       Voucher

f.       Pengeluaran Kas Check

g.      Retur Pembelian Memo Debit

3.      Laporan Yang Dihasilkan

Seperti halnya aplikasi yang lain,dalam aplikasi pengeluaran ini juga dihasilkan tiga macam laporan,yaitu laporan pengawasan(control report),register,dan laporan khusus(special report). Meskipun demikian,informasi yang disajikan dalam laporan-laporan tersebut berbeda-beda antara satu aplikasi dengan aplikasi yang lain.

Laporan Kontrol, Laporan ini meringkas perubahan yang dilakukan terhadap sebuah file.Akuntan menggunakan laporan ini untuk menentukan ada tidaknya perubahan file yang tidak semestinya atau untuk menjamin bahwa tidak ada transaksi yang hilang selama proses pengolahan data berlangsung.Laporan ini berisi informasi tentang (1)transaksi yang telah diposting,atau (2)jumlah angka atau nomor transaksi,atau (3)daftar perubahan yang dibuat selama pemeliharaan file,Dalam sistem berbasis komputer,laporan ini menyajikan record count,control total,dan hash total.Petugas pengawas data mengkaji laporan ini dan membandingkan total tersebut untuk menguji bahwa semua perubahan (terhadap file) telah dilakukan secara tepat.

Register, Laporan ini berisi daftar transaksi yang dicatat dalam periode waktu tertentu,misalnya satu hari,satu minggu,atau satu bulan.Laporan ini berisi ringkasan data yang telah di posting ke rekening buku besar,sehingga dapat digunakan untuk melakukan telusuran audit(audit trail) terhadap saldo-saldo rekening.Register ini dalam sistem manual disebut dengan jurnal khusus,oleh karenanya register dalam sistem yang berbasis komputer sering pula disebut dengan jurnal.

Laporan Khusus, Laporan khusus dalam siklus pengeluaran ini membantu manajer dalam membuat jadwal pembayaran utang kepada pemasok.Laporan khusus yang dihasilkan dalam siklus ini mencakup:

Laporan Faktur Terbuka(Open Invoices Report).Laporan ini berisi daftar faktur pembelian yang belum di bayar pada tanggal laporan.Data yang dilaporkan adalah data pemasok dan jumlah utang kepada setiap pemasok.

Laporan Umum Voucher.Laporan ini meringkas voucher menurut umumnya.Laporan ini sangat bermanfaat,karena jika perusahaan sampai memiliki utang yang tidak dibayar sampai jangka waktu tertentu,akan berakibat negative bagi perusahaan,yaitu:

a.       Merusak hubungan baik dengan pemasok,

b.      Merusak citra kredit,yang pada gilirannya perusahaan akan sulit untuk dapat membeli barang dari pemasok secara kredit.

Laporan Kebutuhan Kas.Laporan ini meringkas faktur pembelian urut jatuh tempo. Laporan ini membantu departemen utang dalam merencanakan pembayaran kas dan dalam mengidentifikasi faktur mana yang harus dibayar segera,agar dapat diperoleh potongan dan juga agar hubungan baik dengan pemasok dapat dipelihara.

Layanan Status Utang.Laporan ini dihasilkan kalau perusahaan menggunakan sistem on-line real-time,karena sistem ini memungkinkan pemakai untuk meminta database menyajikan informasi terbaru.Dalam siklus ini,karyawan bagian utang juga memerlukan informasi mengenai utang kepada setiap pemasok.kebutuhan ini dipenuhi dengan menyajikan informasi terbaru tentang utang kepada setiap pemasok.

B.     Pengolahan Transaksi

Pengolahan transaksi akan diuraikan dalam 2 versi,yaitu untuk sistem yang diselenggarakan secara manual,dan untuk sistem yang diselenggarakan dengan menggunakan alat bantu komputer.

1.      Sistem manual. Pengolahan transaksi dalam siklus pengeluaran yang diselenggarakan secara manual,mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut:

a.       Prosedur Pembelian Kredit

b.      Prosedur Pengeluaran Kas

2.      Sistem berbasis komputer.Pengolahan transaksi dalam siklus pengeluaran yang berbasis komputer,mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut :

a.       Prosedur Permintaan Pembelian

b.      Prosedur Pemesana Barang

c.       Prosedur Penerimaan Barang

d.      Prosedur Pencatatan utang

e.       Prosedur Pengeluaran Kas

C.     Aktivitas Bisnis Dalam Siklus Pengeluaran Berbasis Komputer

1.      Prosedur Permintaan Barang

Aktivitas Bisnis yang pertama kali dilakukan dalam siklus pengeluaran adalah permintaan barang atau suplais.Keputusan Kunci yang dibuat pada proses ini adalah mengidentifikasi barang apa yang akan dibeli,kapan dibutuhkan,dan berapa banyak yang akan di beli.Keputusan ini normalnya dibuat oleh fungsi pengawas persediaan(inventory control),meskipun informasi tentang kebutuhan barang diperoleh dari departeman pengguna barang.Permintaan Pembelian kadang-kadang juga di buat oleh siklus produksi atau dari fungsi penjualan yang menyampaikan informasi tentang back order.

2.      Prosedur Pemesanan Barang

Aktivitas pokok yang kedua dalam siklus pengeluaran adalah pemesana suplais dan bahan baku.Aktivitaspembelian biasanya dilakukan oleh petugas pembelian atau karyawan pembelian dalam departeman pembelian.

Keputusan Kunci : Pemilihan Pemasok.Keputusan penting yang dibuat pada tahap ini adalah pemilihan pemasok dengan mempertimbangkan harga,kualitas,dan kualitas pengiriman. Komitmen terhadap kualitas dan pengiriman yang dimiliki oleh para pemasok sangat penting,terutama pada sistem JIT,karena keterlambatan pengiriman atau dalam pengiriman terdapat produk cacat dapat engancam seluruh sistem.Sekali seorang pemasok terpilih untuk memasok sebuah produk,identitas pemasok tersebut akan menjadi badian dari atau dimasukan ke dalam file induk persediaan.Hal ini dimaksudkan untuk menghindari proses seleksi pemasok ketika akan membeli barang yang sama di kemudian hari.Dengan cara ini,maka kinerja pemasok secara periodic dievaluasi untuk menentukan apakah pemasok tersebut masih dapat dipertahankan atau tidak. Evaluasi ini tidak hanya melibatkan masalah harga,namun juga kualitas produk yang dibeli dan kinerja pengiriman barang.Sistem Informasi Akuntansi yang baik,seharusnya juga dirancang untuk dapat menangkap dan menelusur informasi ini.

3.      Prosedur Penerimaan Barang

Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan menyimpan barang yang dipesan.Departeman penerima barang bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok.Selain barang diterima,kemudian dilaporkan ke manajer bagian gudang,untuk kemudian meneruskannya ke manajer pabrik.Departemen penyimpanan barang yang bertanggung jawab kepada manajer bagian gudang,bertanggung jawab untuk menyimpan barang.Informasi tentang tentang penerimaan barang yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengawas persediaan,untuk memperbarui catatan persediaan. Tujuan diselenggarakan prosedur ini adalah :

a.       Untuk menjamin bahwa semua penerimaan bahan baku,perlengkapan,dan aktiva lain yang dibeli telah diotorisasikan

b.      Untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan akuntansi

4.      Prosedur Pencatatan Utang

Aktivitas keempat dalam siklus pengeluaran adalah proses persetujuan pembayaran faktur pembelian.Proses ini dilaksanakan oleh departemen hutang dagang yang bertanggung jawab terhadap direktur keuangan. Tujuan diselenggarakannya subsistem ini adalah untuk mancatat kewajiban membayar kepada pemasok. Input aplikasi ini adalah faktur pembelian,catatan penerimaan barang,pesanan pembelian (open purchase order) dan file rincian pesanan pembelian(purchase order detail files).

Secara legal,kewajiban untuk membayar ke pemasok mulai timbul saat barang diterima.meskipun demikian,untuk alasan praktis,sebagian besar perusahaan mencatat utang setelah diterima dan disetujuinya faktur pembelian.Tujuan dilakukannya cara ini adalah untuk mengotorisasi dan menentukan apakah faktur yang diterima layak di bayar.tentunya faktur pembelian dikatakan layak di bayar jika barang dan jasa yang dipesan benar-benar telah diterima oleh perusahaan.Untuk mencapai tujuan ini,diperlukan informasi dari bagian pembelian(berupa tembusan order pembelian) dan fungsi penerimaan barang (berupa laporan penerimaan baranga0. Tembusan order pembelian dari bagian pembelian menegaskan bahwa barang atau jasa yang tercantum dalam faktur pembelian benar-benar dipesan. Tembusan laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian gudang menegaskan tentang kuantitas dan kondisi yang diterima.

5.      Prosedur Pengeluaran Kas

Aktivitas terakhir pada siklus pengeluaran adalah pembayaran faktur yang telah disetujui. Aktivitas ini,disebut dengan aktivitas pengeluaran kas,dilaksanakan oleh kasir,yang bertanggung jawab kepada manajer keuangan.Tujuan diselenggarakannya aplikasi ini adalah untuk menjamin bahwa pembayaran kepada pemasok dilakukan tepat waktu dan dalam jumlah yang benar. Input bagi aplikasi ini adalah catatan dari file voucher.

Keputusan kunci dalam prosedur pengeluaran kas adalah menentukan apakah perusahaan akan memanfaatkan fasilitas potongan yang tersedia atau tidak. Untuk membuat keputusan ini,dibutuhkan informasi anggaran kas jangka pendek. Dalam anggaran kas tersebut tergambar taksiran arus kas masuk dan arus kas keluar untuk satu periode tertentu di masa mendatang (biasanya satu tahun). Informasi yang tercantum dalam anggaran tersebut berasal dari berbagai sumber. Bagian piutang dagang memberikan proyeksi penerimaan kas. File utang dagang dan file order pembelian menunjukan potensi pembayaran kepada para pemasok,yang bermakna taksiran arus kas keluar di masa mendatang. Fungsi sumber daya manusia memberikan informasi tentang kebutuhan kas untuk pembayaran gaji karyawan.jika cukup anggaran kas menunjukan bahwa perusahaan membutuhkan kas dalam jumlah yang untuk memenuhi kebutuhan pengeluaran kas,maka fasilitas potongan yang tersedia harus dimanfaatkan agar dapat diperoleh penghematan pengeluaran kas.