Rahasia Komunikasi Yang Efektif Antara Pengirim Pesan dan Penerima Pesan

PRINSIP KOMUNIKASI YANG EFEKTIF ANTARA PENGIRIM PESAN DAN PENERIMA PESAN

Untuk menulis pesan yang efektif Anda perlu menerapkan prinsip-prinsip komunikasi spesifik tertentu. Konsep dasar dari proses komunikasi dan penting bagi komunikasi tertulis dan lisan. Disebut "tujuh C", yaitu: kelengkapan, keringkasan, pertimbangan, konkret, kejelasan, sopan santun, dan kebenaran.

1.      Kelengkapan

Pesan bisnis Anda adalah "selesai" ketika mengandung semua fakta kebutuhan pembaca atau pendengar  untuk reaksi yang diinginkan. Perlu diingat bahwa komunikator berbeda dalam filter mental mereka, mereka dipengaruhi oleh latar belakang mereka, sudut pandang, kebutuhan, sikap, status, dan emosi. Kelengkapan diperlukan karena beberapa alasan:

a.       Pesan yang lengkap lebih mungkin untuk membawa hasil yang diinginkan tanpa mengorbankan pesan tambahan.

b.      Dapat melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam membangun goodwill.

c.       Dapat membantu mencegah tuntutan hukum mahal yang mungkin terjadi jika informasi penting yang hilang.

2.      Keringkasan yang padat isinya

Sebuah pesan singkat menghemat waktu dan biaya untuk kedua pengirim dan penerima.Keringkasan mengatakan apa yang harus Anda katakan dalam kata-kata yang mungkin paling sedikit tanpa mengorbankan kualitas lain C. Keringkasan kontribusi untuk penekanan. Dengan menghilangkan kata-kata yang tidak perlu, Anda membantu membuat ide-ide penting yang lebih menonjol.

ada beberapa saran yang perluh di perhatikan, antara lain :

a.       Menghilangkan ekspresi bertele-tele.

b.      Sertakan hanya pernyataan yang relevan.

c.       Hindari pengulangan yang tidak perlu.

3.      Pertimbangan

Pertimbangan berarti bahwa Anda mempersiapkan setiap pesan dengan penerima dalam pikiran dan mencoba untuk menempatkan diri pada tempat nya. Cobalah untuk memvisualisasikan pembaca Anda (atau pendengar)-dengan keinginan mereka, masalah, situasi, emosi, dan reaksi mungkin untuk permintaan Anda. Kemudian menangani masalah ini dari sudut pandang mereka. Pertimbangan bijaksana ini juga disebut "Sikap Empati” sentuhan manusia, dan pemahaman tentang sifat manusia.(Ini tidak berarti, bagaimanapun, bahwa Anda harus mengabaikan kebutuhan organisasi Anda.) . Dalam arti luas, pertimbangan mendasari enam C yang lain dalam komunikasi bisnis yang baik. Anda menyesuaikan bahasa dan isi pesan dengan kebutuhan penerima pesan, ketika Anda membuat pesan Anda lengkap, ringkas, beton, jelas, sopan, dan benar. Ada empat cara tertentu yang dapat menunjukkan Anda perhatian:

a.       Fokus pada "Anda" bukan "I" dan "kami."

b.      Tampilkan reader manfaat atau kepentingan dalam reader.

c.       Tekankan positif, fakta-fakta menyenangkan.

d.      Terapkan integritas dan etika.

4.      Kekonkretan

Berkomunikasi secara konkret berarti menjadi spesifik, pasti, dan jelas bukan samar-samar dan umum. Panduan berikut akan membantu Anda menyusun beton untuk meyakinkan pesan:

a.       Gunakan fakta dan angka tertentu.

b.      Pasang tindakan verba Anda.

c.       Pilih jelas, kata-kata membangun citra.

5.      Kejelasan

Kejelasan berarti menjelaskan pesan Anda sehingga penerima akan mengerti apa yang Anda sampaikan. Anda ingin orang itu menafsirkan kata-kata Anda dengan arti yang sama yang ada dalam pikiran. Mencapai tujuan yang sulit karena, seperti yang Anda tahu, pengalaman individu tidak pernah identik, dan kata-kata memiliki arti yang berbeda untuk orang yang berbeda.  Berikut adalah beberapa cara khusus untuk membantu membuat pesan Anda jelas:

a.       Pilih pendek, akrab, kata-kata percakapan.

b.      Membangun kalimat dan paragraf yang efektif.

c.       Mencapai pembacaan yang tepat (dan listenability).

d.      Sertakan contoh, ilustrasi, dan alat bantu visual lainnya, bila diinginkan.

6.      Kesopanan

Pesan yang sopan membantu memperkuat persahabatan bisnis yang ada sekarang, serta membuat teman baru. Courtesy berasal dari tulus sikap anda. Hal ini tidak hanya kesopanan dengan sisipan mekanik "silahkan" dan "terima kasih itu." Untuk menjadi sopan, komunikator perhatian harus mengikuti saran ini mengenai nada komunikasi :

a.       Jadilah tulus bijaksana, bijaksana, dan menghargai.

b.      Abaikan ekspresi yang mengganggu, menyakiti, atau meremehkan.

c.       Grant dan meminta maaf baik-bergurau.

7.      Kebenaran

Prinsip kebenaran terdiri lebih dari tata bahasa yang benar, tanda baca, dan ejaan.Sebuah pesan mungkin sempurna gramatikal dan mekanis tapi masih menghina atau kehilangan pelanggan dan gagal untuk mencapai tujuannya. Kebenaran istilah, seperti yang diterapkan pada pesan bisnis, berarti penulis harus:

a.       Gunakan tingkat yang tepat dari bahasa

b.      Sertakan hanya fakta-fakta yang akurat, kata-kata, dan angka

c.       Menjaga mekanika penulisan diterima

d.      Pilih ekspresi diskriminatif

e.       Terapkan semua kualitas lain yang bersangkutan C