Komunikasi Bisnis

  

 PRINSIP KOMUNIKASI YANG EFEKTIF ANTARA PENGIRIM PESAN DAN PENERIMA PESAN

Untuk menulis pesan yang efektif Anda perlu menerapkan prinsip-prinsip komunikasi spesifik tertentu. Konsep dasar dari proses komunikasi dan penting bagi komunikasi tertulis dan lisan. Disebut "tujuh C", yaitu: kelengkapan, keringkasan, pertimbangan, konkret, kejelasan, sopan santun, dan kebenaran. 

1. Kelengkapan
Pesan bisnis Anda adalah "selesai" ketika mengandung semua fakta kebutuhan pembaca atau pendengar  untuk reaksi yang diinginkan. Perlu diingat bahwa komunikator berbeda dalam filter mental mereka, mereka dipengaruhi oleh latar belakang mereka, sudut pandang, kebutuhan, sikap, status, dan emosi. 
Kelengkapan diperlukan karena beberapa alasan:

·         Pesan yang lengkap lebih mungkin untuk membawa hasil yang diinginkan tanpa mengorbankan pesan tambahan.

·         Dapat melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam membangun goodwill.

·         Dapat membantu mencegah tuntutan hukum mahal yang mungkin terjadi jika informasi penting yang hilang. 

2. Keringkasan yg padat isinya
Sebuah pesan singkat menghemat waktu dan biaya untuk kedua pengirim dan penerima.Keringkasan mengatakan apa yang harus Anda katakan dalam kata-kata yang mungkin paling sedikit tanpa mengorbankan kualitas lain C. Keringkasan kontribusi untuk penekanan. Dengan menghilangkan kata-kata yang tidak perlu, Anda membantu membuat ide-ide penting yang lebih menonjol.
ada beberapa saran yang perluh di perhatikan, antara lain : 

• Menghilangkan ekspresi bertele-tele. 
• Sertakan hanya pernyataan yang relevan. 
• Hindari pengulangan yang tidak perlu. 

3. Pertimbangan
Pertimbangan berarti bahwa Anda mempersiapkan setiap pesan dengan penerima dalam pikiran dan mencoba untuk menempatkan diri pada tempat nya. Cobalah untuk memvisualisasikan pembaca Anda (atau pendengar)-dengan keinginan mereka, masalah, situasi, emosi, dan reaksi mungkin untuk permintaan Anda. Kemudian menangani masalah ini dari sudut pandang mereka. Pertimbangan bijaksana ini juga disebut "Sikap Empati” sentuhan manusia, dan pemahaman tentang sifat manusia.(Ini tidak berarti, bagaimanapun, bahwa Anda harus mengabaikan kebutuhan organisasi Anda.) . Dalam arti luas, pertimbangan mendasari enam C yang lain dalam komunikasi bisnis yang baik. Anda menyesuaikan bahasa dan isi pesan dengan kebutuhan penerima pesan, ketika Anda membuat pesan Anda lengkap, ringkas, beton, jelas, sopan, dan benar. Ada empat cara tertentu yang dapat menunjukkan Anda perhatian: 

• Fokus pada "Anda" bukan "I" dan "kami." 
• Tampilkan reader manfaat atau kepentingan dalam reader. 
• Tekankan positif, fakta-fakta menyenangkan. 
• Terapkan integritas dan etika. 

4. Kekonkretan
Berkomunikasi secara konkret berarti menjadi spesifik, pasti, dan jelas bukan samar-samar dan umum. Panduan berikut akan membantu Anda menyusun beton untuk meyakinkan pesan: 

• Gunakan fakta dan angka tertentu. 
• Pasang tindakan verba Anda. 
• Pilih jelas, kata-kata membangun citra. 

5. Kejelasan
Kejelasan berarti menjelaskan pesan Anda sehingga penerima akan mengerti apa yang Anda sampaikan. Anda ingin orang itu menafsirkan kata-kata Anda dengan arti yang sama yang ada dalam pikiran. Mencapai tujuan yang sulit karena, seperti yang Anda tahu, pengalaman individu tidak pernah identik, dan kata-kata memiliki arti yang berbeda untuk orang yang berbeda.
Berikut adalah beberapa cara khusus untuk membantu membuat pesan Anda jelas: 

• Pilih pendek, akrab, kata-kata percakapan. 
• Membangun kalimat dan paragraf yang efektif. 
• Mencapai pembacaan yang tepat (dan listenability). 
• Sertakan contoh, ilustrasi, dan alat bantu visual lainnya, bila diinginkan.

6. Kesopanan
Pesan yang sopan membantu memperkuat persahabatan bisnis yang ada sekarang, serta membuat teman baru. Courtesy berasal dari tulus sikap anda. Hal ini tidak hanya kesopanan dengan sisipan mekanik "silahkan" dan "terima kasih itu." Untuk menjadi sopan, komunikator perhatian harus mengikuti saran ini mengenai nada komunikasi :

• Jadilah tulus bijaksana, bijaksana, dan menghargai. 
• Abaikan ekspresi yang mengganggu, menyakiti, atau meremehkan. 
•  Grant dan meminta maaf baik-bergurau.

7. Kebenaran
Prinsip kebenaran terdiri lebih dari tata bahasa yang benar, tanda baca, dan ejaan.Sebuah pesan mungkin sempurna gramatikal dan mekanis tapi masih menghina atau kehilangan pelanggan dan gagal untuk mencapai tujuannya. Kebenaran istilah, seperti yang diterapkan pada pesan bisnis, berarti penulis harus: 

• Gunakan tingkat yang tepat dari bahasa 
• Sertakan hanya fakta-fakta yang akurat, kata-kata, dan angka 
•  Menjaga mekanika penulisan diterima 
• Pilih ekspresi diskriminatif 
• Terapkan semua kualitas lain yang bersangkutan C 

MENGIDENTIFIKASI SINYAL VERBAL DAN NONVERBAL

1. Mengidentifikasi keputusan pelanggan

Konfirmasi keputusan pelanggan adalah upaya yang dilakukan pengusaha atau penjual untuk menguatkan dan memastikan tentang keputusan pembelian atau pembatalan pembelian dari calon pelanggan.  Konfirmasi keputusan pelanggan sebenarnya dapat diketahui langsung saat terjadinya ngosiasi yang diperhatikan dari bahasa tubuh calon pelanggan. Tetapi konfirmasi juga membutuhkan waktu bila calon pelanggan menangguhkan negoisasi sementara waktu, sehingga penjual harus menanyakan kembali baik melalui : 

- Surat                      
- Telepon
- Fax
- Internet (email)
- Menghadap langsung dengan calon pelanggan

Konfirmasi adalah untuk melakukan peneguhan sedangkan diskonfirmasi untuk

penggagalan, seperti : 

1. Konfirmasi  Konfirmasi maksudnya untuk melakukan pengesahan dan penguatan yang tujuannya untuk peneguhan hubungan antara penjual dan calon pembeli, dapat dilihat diantaranya dari hal-hal berikut ini : 

      Direct acknowledgement yaitu konfirmasi dengan pengakuan langsung dari calon pembeli yang diterima oleh penjual saat terjadinya negoisasi.

      Positive feeling yaitu konfirmasi dengan penungkapan perasaan positif terhadap produk yang ditawarkan yang disampaikan calon pembeli terhadap penjual saat terjadinya negoisasi

      Clarifying response adalah konfirmasi dengan respons calon pembeli yang meminta keterangan lebih lanjut dari penjual mengenai produk yang ditawarkan.

      Agreeing response adalah konfirmasi dengan respons calon pembeli yang memperteguh kesetujuannya terhadap produk yang ditawarkan.

      Supportive response adalah konfirmasi dengan respons calon pembeli mengungkapkan pengertian, dukunga atau memperkuat penjual.

2. Diskonfirmasi 

adalah kebalikan dari konfirmasi. Konfirmasi merupakan peneguhan hubungan, sedangkan diskonfirmasi adalah pemutusan atau penggagalan hubungan. Diskonfirmasi dari calon pelanggan dapat diketahui dari respon berikut ini : 

      Tangential response, yaitu diskonfirmasi ( pemutusan atau penggagalan ) dengan response sekilas

      Impersonal response, yaitu diskonfirmasi dengan respons memberikan komentar menggunakan kata ganti orang ketiga

      Impervious response, yaitu diskonfirmasi dengan respons kosong, tidak menghiraukan pihak penjual sama sekali atau tidaknya memberikan sambutan verbal maupun non verbal

      Irrelevant response, yaitu diskonfirmasi dengan respons tidak ada kaitan dari calon pembeli

      Interrupting response, yaitu diskonfirmasi dengan respons interupsi atau calon pembeli memotong pembicaraan dan mengambil alih pembicaraan sebelum penjual selesai berbicara.

      Incoherent response, yaitu diskonfirmasi dengan respons calon pembeli berbicara dengan kalimat-kalimat yang kacau, rancu, tidak lengkap dan seenaknya.

      Incongruous response adalah diskonfirmasi dengan respons yang disampaikan calon pembeli antara perkataan dan pesan nonverbal bertentangan

2. Mengidentifikasi Bahasa dan Gerak Tubuh Pelanggan  Dalam  komunikasi verbal dan nonverbal, bahasa dan gerak tubuh pelanggan merupakan bagian dari komunikasi.

1.      Kinesik  Kinesik, yaitu suatu pesan yang menggunakan gerakan tubuh, gerakan anggota tubuh, ekspresi wajah, gerakan mata, ukuran badan (tinggi, pendek), berat badan (kurus, sedang, dan gemuk) dan penampilan sosok diri secara umum. Pesan kinesik ini terdiri atas 3 komponen utama, yaitu sebagai berikut. 

      Pesan fasial  Pesan fasial, yaitu pesan dengan menggunakan mimik muka untuk menyampaikan makna tertentu.. Cicero, tokoh retorika Romawi berkata “Wajah adalah cerminan jiwa”. Ahli komunikasi nonverbal Dale G. Lethers (1976 : 21), menuliskan tentang penelitian wajah sebagai berikut:

·      Wajah mengomunikasikan penilaian dengan ekspresi senang dan tidak senang yang menunjukkan apakah komunikator memandang objek penelitian baik atau jelek.

·      Wajah mengomunikasikan berminat atau tidak berminat kepada orang lain, pada lingkungan atau barang.

·      Wajah mengomunikasikan itensitas keterlibatan dalam suatu situasi.

·      Wajah mengendalikan tingkat pengendalian individu terhadap pernyataan sendiri.

·      Wajah mengomunikasikan adanya atau kurangnya pengertian.

               Pesan Gestural  Pesan gestural, yaitu menunjukkan gerakan sebagian anggota badan, seperti mata dan tangan untuk mengomunikasi berbagai makna. Menurut Galloway, pesan gestural digunakan untuk mengungkapkan hal-hal berikut ini. 

a.    Mendorong atau membatasi  Bahasa tubuh calon pelanggan yang menandakan adanya dorongan untuk melakukan pembelian biasanya dengan menujuk dan memilih barang yang diinginkan. Berbeda dengan calon pelanggan yang tidak akan melakukan pembelian, biasanya ia membatasi diri dengan tidak menunjuk dan memilih barang. 

b.    Menyesuaikan atau mempertentangkan  Calon pelanggan yang akan melakukan pembelian biasnya dapat ditunjukkan dari bahasa tubuhnya yang langsung menghampiri atau menyesuaikan letak barang yang diinginkan. Apabila pelanggan membelakangi suatu barang, berarti barang tersebut bukan menjadi tujuan pembeliannya. 

c.    Respons atau tidak respons  Calon pelanggan yang memilih barang yang ditawarkan menunjukkan adanya respons terhadap barang tersebut. Akan tetapi, apabila pelanggan tidak merabanya berarti tidak ada respons terhadap barang tersebut. 

d.    Perasaan positif atau negatif  Calon pelanggan memegang dan melihat dengan saksama barang yang ditawarkan, hal ini menunjukkan adanya perasaan positif terhadap barang tersebut. Akan tetapi, apabila hanya disentuh, berarti ada perasaan kurang baik terhadap barang tersebut. 

e.    Memperhatikan atau tidak memperhatikan  Apabila suatu barang diamati dengan hati-hati, teliti, dan konsentrasi oleh calon pelanggan kemungkinan besar ia ingin memiliki barang tersebut, tetapi bila ia tidak menaruh perhatian terhadap barang berarti tidak berminat untuk memilikinya. 

      Pesan Postural  Sebagaimana yang telah dijelaskan, pesan postural berkenaan dengan keseluruhan anggota badan. Mehrabian menyebutkan makna yang dapat disampaikan postur, yaitu immediacy dan responsiveness.

a.    Immediacy  Immediacy, yaitu ungkapan kesukaan atau ketidaksukaan tarhadap individu atau suatu barang dapat dilihat dari posisi tubuh. Misalnya, seorang calon pelanggan yang menyukai suatu barang akan menghadapkan seluruh badanya pada barang tersebut yang disertai dengan meraba bahkan mencobanya (misalnya pakaian). Jika tidak menyukai suatu barang, maka barang tersebut tidak dilirik, diraba, atau dihadapai. 

b.    Resposiveness  Resposiveness, yaitu mengungkapkan apabila ia bereaksi secara emosional pada lingkungan secara positif atau negatif. Misalnya, pelanggan yang sangat menginginkan suatu barang akan segera menghampiri barang tersebut, sebaliknya apabila hanya menghampiri dengan santai berarti tidak terlalu menginginkan barang tersebut. 

c.    Proksemik  Proksemik adalah pesan bahasa tubuh yang dapat diperoleh melalui jarak atau zona atau posisi ruang dalam berkomunikasi. 

MEMAHAMI KOMUNIKASI NONVERBAL

Komunikasi non verbal merupakan Kumpulan isyarat, gerak tubuh, intonasi suara, sikap, dan sebagainya, yang memungkinkan seseorang untuk berkomunikasi tanpa kata-kata. Komunikasi non verbal dapat tercermin dari perilaku atau tingkah laku seperti dibawah ini :

1.    Menggerakan gigi untuk menunjukan kemarahan.

2.    Mengerutkan dahi untuk menunjukkan seseorang sedang serius/ berfikir.

3.    Gambar pria atau wanita yang dipasang di pintu masuk toilet untum menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya.

4.    Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melam.

5.    Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan.

6.    Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipati terhadap orang lain

7.     Menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau keheranan.

8.     Asbak diatas meja yang menunjukkan tamu diperkenankan/ boleh merokok.

9.     Mengirimkan bunga sebagai tanda kesuksesan, cinta atau duka cita.

MEMAHAMI KOMUNIKASI VERBAL  DAN NONVERBAL

Hal terpenting di dalam berkomunikasi dalam segala bentuk komunikasi yang digunakan adalah Kesopanan. Kesopanan ini menjadi penting karena kita menunjukan rasa hormat kita kepada orang lain yang akan menjadi bahan pertimbangan. Gesture dan komunikasi nonverbal sangat penting ketika kita bepergian, hal ini disebabkan karena setiap daerah mempunyai kebiasaan atau adat istiadat yang berbedah. Pada tahun 1950 Balai merintis proxemics dan Kinesics, yang merupakan studi tentang bagaimana orang-orang dari budaya yang berbeda menggunakan sinyal nonverbal untuk berkomunikasi.

1. Proxemiks
   meliputi jarak sosial antara komunikator, dan penggunaan waktu, bau, sentuhan, ruang, dan teritorial (space tak tersentuh).
2. Kinesics
   termasuk gerakan tubuh, gerak tubuh, ekspresi wajah, kontak mata, postur, dan volume bicara. 

Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal. Simbol verbal bahasa merupakan pencapaian manusia yang paling impresif. Setiap bahasa memiliki aturan-aturan yaitu: 

                                             

1.            Fonologi: cara bagaimana suara dikombinasikan untuk membentuk kata. 

2.            Sintaksis: cara bagaimana kata dikombinasikan hingga membentuk kalimat. 

3.            Semantik: arti kata. 

4.            Pragmatis: cara bagaimana bahasa digunakan. 

Dalam masyarakat dikenal dengan komunikasi dalam sekala kecil, masyarakat tradisional. Hal terpenting dalam komunikasi di dalam masyarakat tradisional adalah mengenal baik budaya, dan adat istiadat masyarakat setempat, sehingga sangat dibutuhkan kesopanan dalam berkomunikasi untuk tidak cepat mengambil suatu keputusan disetiap komunikasi yang kita bangun diberbagi tempat.