Tentang Sistem Informasi

PENGANTAR SISTEM INFORMASI

1.                  Konsep Dasar Sistem

Pendekatan sistem menjelaskan sesuatu berdsarkan sudut pandang tujuan, proses, dan struktur. Pendekatan sistem merupakan jumlah keseluruhan dari bagian-bagian yang saling bekerja sama untuk mencapai hasil yang diharapkan berdasarkan kebutuhaan tertentu. Pendekatan sistem adalah upaya untuk melakukan pemecahan masalah yang dilakukan dengan melihat masalah yang ada secara menyeluruh dan melakukan analisis secara sistem. Pendekatan sistem diperluhkan untuk menghadapi masalah yang kompleks sehingga memerlukan analisis terhadap permasalahan tersebut, untuk memahami hubungan bagian dengan bagian lain dalam masalah tersebut, dan kaitan antara masalah tersebut dengan masalah lainnya.

2.                  Pengertian Sistem

Menurut para ahli :

a.       Prof. Sumanti

Sistem adalah sekelompok bagian-bagian yang bekerja bersama-sama untuk melakukan suatu tujuan.

b.      Jogianto (2005 : 2)

Sistem adalah kumpulan dari elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

c.       Jerry Futz Gerald (1981 : 5)

Sitem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk menyelesaikan sasaran tertentu.

Dengan demikian, sistem merupakan kumpulan dari berbagai bagian yang memiliki keterkaitan dan saling bekerja sama serta membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan dari sitem tersebut. Maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai tujuan dan sasaran dalam ruang lingkup yang sempit.

3.                  Pendekatan Sistem

Ada dua kelompok pendekatan untuk menjelaskan sistem, yaitu :

a.       Pendekatan prosedur

Menggambarkan bahwa suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubugan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau suatu sasaran tertentu.

b.      Pendekatan Elemen

Sitem adalah komponen-komponen atau sub-sub sistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri, komponen-komponen itu saling berinteraksi untuk melakukan kegiatan dan mencapai tujuan.

4.                  Konsep Sistem

Menggunakan pendekatan :

a.       Pendekatan prosedur

Merupakan rangkaian operasi klerikal (tulis-menulis) yang melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu.

b.      Pendekatan komponen / elemen

Merupakan komponen yang saling berkaitan bekerja sama mencapai suatu tujuan tertentu. Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub sistem, dan sub-sub sistem tersebut dapat pulah terdiri dari beberapa sub sistem yang lebih kecil.

5.                  Alur sitem

 

                                                                                               

6.                  Sifat dan karakteristik sistem

1.      Komponen (components)

Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusunan sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata ataupun abstrak. Komponen sistem disebut sebagai subsistem.

2.      Batas sistem (boundary)

Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. Batas sistem diperluhkan untuk membedakan suatu sistem dengan sistem yang lain.

3.      Lingkungan luar sistem (environments)

Semua hal yang ada diluar batas dari sistem yang dapat mempengaruhi operasi sistem, baik itu menguntungkan maupun merugikan.

4.      Penghubung sistem (interface)

Segala sesuatu yang menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem. Penghubung antarmuka merupakan sarana setiap komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi.

5.      Masukan sistem (input)

Energi yang dimasukan kedalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran (output) yang berguna.

6.      Keluaran sistem(output)

Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

7.      Pengelolaan sistem

Mengubah masukan menjadi keluaran

8.      Sasaran sistem (objectives)

Sasaran dari sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya.

 

Gambar Karakteristik Sistem

7.                  Klasifikasi sistem

1.      Sistem abstrak dan fisik

Sistem abstrak berupa pikiran, ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang secara fisik dapat dilihat

2.      Sistem deterministik dan probabilistik

Sistem deterministik merupakan sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat. Sedangkan probabilistik merupakan sistem yang tidak dapat diprediksi secara pasti karena mengandung unsur probabilitas

3.      Sistem tertutup dan sistem terbuka

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya dan tidak dipengaruhi. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan luarnya dan dapat dipengaruhi

4.      Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terbentuk melalui proses alami. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dibuat oleh manusia.

5.      Sistem sederhana dan sistem kompleks

Sistem sederhana adalah sistem yang tingkat kerumitannya rendah. Sedangkan sistem kompleks adalah sistem yang rumit

8.                  Daur hidup sistem

1.      Mengenali adanya kebutuhan

2.      Pembangunan sistem

3.      Pemasangan sistem

4.      Pengoperasian sistem

5.      Sistem menjadi usang

9.                  Kualitas informasi

Informasi merupakan produk dari komunikasi. Informasi harus berkualitas sehingga dapat memperoleh feedback yang positif dari sebuah komunikasi. Kualitas informasi sangat dipengaruhi oleh :

1.      Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan, harus jelas mencerminkan maksudnya. Hal yang berpengaruh terhadap keakuratan sebuah sistem informasi :

a.       Kelengkapan informasi

b.      Kebenaran informasi

c.       Keamanan informasi

2.      Tepat waktu

Informasi yang datang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang berkualitas

3.      Relevan

Mempunyai manfaat bagi penggunanya. Mengurangi ketidakpastian, meningkatkan pengambilan keputusan serta memperbaiki ekspetasi sebelumnya

4.      Ekonomis

Informasi mempunyai manfaat lebih besar dari biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan informasi tersebut

5.      Mudah

Muda dipahami dan diperoleh

10.              Nilai informasi

Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Tidak ada keputusan maka informasi tidak diperluhkan dan apabila tanpa informasi maka tidak dapat terjadi pengambilan keputusan. Parameter untuk mengukur sebuah nilai informasi yaitu manfaat (use) dan biaya (cost). Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan informasi tersebut. Ada sepuluh sifat yang menentukan nilai informasi, antara lain :

a.       Muda diperoleh

Yaitu mudah dan cepatnya informasi dapat diperoleh

b.      Luas dan lengkap

Yaitu volume dan keluasan informasi

c.       Ketelitian

Yaitu bebas dari kesalahan

d.      Kecocokan

Yaitu informasi memiliki hubungan dengan masalah yang dihadapi

e.       Ketepatan waktu

Yaitu informasi tersedia pada saat dibutuhkan bagi pengambil keputusan untuk mengambil keputusan

f.       Kejelasan

Yaitu informasi yang ada sangat jelas dan dapat dimengertih oleh pemakai

g.      Keluwesan

Yaitu informasi dapat disesuaikan oleh beberapa pengguna dalam pengambilan keputusan

h.      Dapat dibuktikan

Yaitu pemakai informasi dapat menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama

i.        Tidak ada prasangka

Yaitu informasi tidak dapat diubah untuk mendapatkan keputusan yang telah dipertimbangkan sebelumnya

j.        Dapat diukur

Yaitu keputusan dihasilkan dari informasi formal

11.              Komponen informasi

Setiap sistem informasi terdiri dari blok-blok bangunan yang membentuk sistem tersebut. Komponen sistem informasi terdiri dari enam blok (information system building block), yaitu :

1.      Blok masukan (input block)

Masukan adalah data yang dimasukan ke dalam sistem informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukan data tersebut ke dalam sistem. Umumnya masukan harus mengikuti aturan dan bentuk tertentu mengenai isi, identifikasi, otorisasi, tata letak, dan pengolahannya.

2.      Blok model (model block)

Blok model terdiri dari logico-mathematical yang mengolah masukan dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran. Logico-mathematical dapat mengkombinasikan unsur-unsur data untuk menyediakan jawaban atas suatau pertanyaan, atau dapat meringkas atau menggabungkan data menjadi suatu laporan ringkas.

3.      Blok keluaran (Output Block)

Keluaran yang berupa informasi yang bermutu dan dokumen untuk semua tingkat manajemen dan semua pemakai informasi, baik pemakai intern maupun pemakai luar organisasi. Keluaran suatu sistem merupakan faktor utama yang menentukan blok-blok lain suatu sistem informasi. Jika keluaran suatu sistem informasi tidak sesuai dengan kebutuhan pemakai informasi, perancangan blok masukan, model, teknologi, basis data, dan pengendalian tidak ada manfaatnya. Media yang dipakai untuk menyajikan keluaran sistem informasi dapat berupa : layar monitor, mesin pencetak (printer), alat pendengar (audio), atau microfilm. Umumnya sistem keluaran akuntansi berupa hasil cetak, mesin cetak dan tayangan pada monitor komputer.

4.       Blok teknologi (Technology Blok)

Teknologi menangkap masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan menyampaikan keluaran, serta mengendalikan seluruh sistem. Dalam sistem informasi berbasis komputer, teknologi terdiri dari tiga komponen : komputer dan penyimpanan data di luar (auxiliary storage), telekomunikasi, dan perangkat lunak (software).

5.      Blok basis data (Data Base Blok)

Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi. Basis data dapat diperlukan dari dua sudut pandang yaitu secara fisik dan secara logis. Secara fisik berupa media untuk menyimpan data seperti kartu buku besar, pita magnetik, disk, diskette, kaset, kartu magnetik, chip, dan microfilm. Secara logis berkaitan dengan bagaimana struktur penyimpanan data sehingga menjamin ketepatan, ketelitian, dan relevansi pengambilan informasi untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

6.      Blok pengendalian (Control Block)

Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman. Beberapaa cara yang perlu dirancang untuk menjamin perlindungan, integritas, dan kelancaran jalannya sistem informasi adalah :

1.      Penggunaan sistem pengelolaan catatan

2.      Penerapan pengendalian akuntansi

3.      Pengembangan rancangan induk sistem informasi

4.      Pembuatan rencana darurat dalam hal sistem informasi gagal menjalankan fungsinya

5.      Penerapan produksi seleksi karyawan

6.      Pembuatan dokumentasi lengkap tentang sistem onformasi yang digunakan oleh perusahaan

7.      Perlidungan dari bencana api dan putusnya aliran listrik

8.      Pembuatan sistem penunjang untuk mengantisipasi kegagalan sistem informasi yang sekarang digunakan dan pembuatan tempat penyimpanan data di luar perusahaan sebagai cadangan (backup)

9.      Pembutan prosedur pengamanan dan penggunaan alat-alat pengamanan serta pengendalian akes ke dalam sistem informasi

10.              Manfaat informasi

a.       Menambah pengetahuan

b.      Mengurangi ketidakpastian pemakai informasi

c.       Mengurangi resiko kegagalan

d.      Mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan

e.       Memberikan standar, aturan, ukuran, dan keputusan untuk menentukan pencapaian, sasaran serta tujuan.